BillJobs, la gestion de dossier

Lorsque l’on est une société, il existe bien évidemment des solutions de gestion standard, proposant une foule de fonctionnalités afin de répondre aux plus de besoins possibles, impliquant par là qu’en général, une seule entreprise n’en utilise pas les trois quarts. Et c’est encore plus vrai lorsque l’on est une société spécialisée dans une activité particulière, en l’occurrence la communication. Certes, Microsoft, Sage et autres Ciel vous proposeront leurs produits, pour autant il en existe un beaucoup plus adapté à cette profession, et relativement méconnu, dont nous souhaitons nous faire aujourd’hui l’écho : BillJobs.

Avant toute chose, l’homme à l’origine de BillJobs, Régis Cottinet, dont les années passées dans le monde de la communication font un connaisseur, insiste bien sur un point : son logiciel n’est pas une solution, c’est un outil de gestion. Et comme tout outil, il s’adapte.

Présentation

Soyons clairs d’entrée de jeu, BillJobs a pour ambition de « devenir la référence de la gestion dans le monde de la communication », en répondant aux problématiques d’outil de gestion administrative par la prise en charge de toutes les étapes d’un projet, de l’établissement du devis à la facturation. À titre d’exemple, l’agence Shaman utilise BillJobs depuis 4 ans, sur trois postes (gestion, assistant, directeur financier), qui lui assure une visibilité financière efficace.

Les comptables les plus anciens du monde de la communication se souviennent peut-être de Philibert, l’ancêtre de BillJobs, qui fonctionnait sous Excel en monoposte. Aujourd’hui l’architecture a bien changé. BillJobs s’est ouvert et standardisé : il fonctionne en mode client/serveur, et se base sur la SGBD PrimeBase après un court passage sur Butler[[Rassurez-vous, tout ceci est évidemment transparent pour l’utilisateur final.]]. Sortant ainsi du ghetto informatique, cet outil est non seulement taillé pour les entreprises du secteur, mais construit « dans une logique Mac », annonce Shaman, dont le directeur est notamment un « pur autodidacte de l’informatique ». BillJobs présente l’avantage de « ne pas imposer une formation pour savoir établir un bon de commande ».

Cette architecture de réseau implique la présence de niveaux hiérarchiques, et de fait il est possible de définir un ou plusieurs administrateurs, à même de valider ou non les actions d’autres utilisateurs et de leur affecter des droits selon un système de profilage assez standard et complet, avec quelques réglages de base. Ainsi les utilisateurs n’ont, au départ, accès qu’aux dossiers dont ils ont la charge, et selon différentes modalités. Les commerciaux par exemple peuvent accéder facilement aux situations des dossiers sans passer par aucune information comptable ; de même que les comptables peuvent, eux, accéder à toutes sortes d’analyses, tableaux de synthèse, et croiser les données.

L’interface de BillJobs est calquée sur celle du Finder (avec un look Classic pour l’heure). C’est-à-dire que les dossiers clients sont présentés sous forme de listes de dossiers, que l’on peut ouvrir pour faire apparaître les éléments afférents au client, eux-mêmes affectés par postes. Autre avantage : cela permet à chacun d’utiliser le vocabulaire de l’entreprise, et sa méthodologie. La navigation y est donc non seulement pratique, car connue, mais également adaptée au contexte de l’entreprise.

Fonctionnalités

Élément capital : l’estimation en coût du temps de travail. BillJobs vous permet de définir deux coûts horaires, soit par personne soit par activité, ce qui permet ensuite de réaliser une confrontation entre la prestation budgetée et le chiffre réalisé. Les écarts (courants…) sont détaillés (par facture, par devis, par poste) et des codes couleurs renseignent en permanence, pour chaque projet, sur l’état comptable. L’outil qui a le plus séduit Shaman est notamment le fait de pouvoir consulter les marges à tout moment. La fonction de planning est, elle, calquée sur la culture qu’en ont les agences de communication. BillJobs est un « outil de devis, de visibilité [financière], et de prospection ».

Mais à propos, comment cela se passe-t-il ? C’est assez simple. De retour du rendez-vous clientèle, vous saisissez le brief dans BillJobs afin d’établir le bon de commande interne. Toutes les saisies se font demanière simple[[Quelques outils sont d’ailleurs à votre disposition, comme un convertisseur francs français – euros pour celles et ceux qui ont encore du mal.]], et le devis se réalise suivant trois méthodes, au choix : manuellement, par glisser-déposers successifs, ou bien selon des scénarii prédéfinis. La première méthode consiste donc simplement à entrer, au clavier, tous les éléments du devis, les tarifs, etc. La deuxième méthode permet de faire glisser les opérations nécessaires sur la feuille de devis, très simplement[[On remarquera la présence ô combien utilise de l’outil « taux de marge », qui permet de décider donc du taux de marge à appliquer à chaque opération du devis, indépendamment des autres.]]. Enfin, la dernière méthode suppose donc la création de « clients modèles »[[Mais ils le sont tous, n’est-ce pas ?…]], réutilisables à loisir. Signalons que le logiciel gère également les devis refusés, ce qui est toujours utile lorsque l’on définit une stratégie commerciale, ou que l’on souhaite analyser un échec client.

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Le devis accepté et signé par le client, nous voici arrivés à l’étape de production. Tout d’abord, BillJobs gère évidemment les dates de rendus, afin de pouvoir comptabiliser par la suite les dépassements (voire d’éventuels rendus en avance), mais ne possède pas encore de fonction pour lancer un avertissement quelques temps avant l’échéance, ce qui serait pourtant pratique. Vous pourrez ensuite contrôler les documents engagés ou non-engagés, et avertir vos collaborateurs (soit par personnes, soit par postes). Notez que tout bon de commande vide sauvegardé sans prix indiqué renommera le formulaire en « demande de prix » (il s’agit, en France, d’une obligation légale).

Afin de surveiller votre production et pouvoir anticiper d’éventuels surcoûts horaires ou financiers, le logiciel vous permet de remplir les fameuses « feuilles de temps », particulièrement honnies des graphistes. Le planning intégré à BillJobs vous permet ainsi de visualiser les échéances par fournisseurs, par clients ou par postes.

Vient ensuite le moment de confronter la réalité au bon de commande, afin de saisir la facture. Là encore, le suivi réalisé par BillJobs en permanence sur l’état du projet vous permet de valoriser très précisément tout dépassement, et notamment de facturer par exemple les corrections d’auteurs. L’export de la comptabilité se fait ensuite sans souci vers la plupart des formats courants utilisés par les logiciels comptables, qu’ils soient sur Mac ou PC.

Support et évolution

BillJobs vous permet à tout moment, et c’est essentiel, de croiser quasiment toutes les données du logiciel pour établir vos états de toutes sortes, par exemple des états par clients et avancement, les plannings, etc. États exportables, toujours. L’état des créances peut s’établir lui par clients et/ou fournisseurs, et vous pouvez également, mais uniquement pour la production, établir un prévisionnel des réglements.

Au niveau du support technique, efficace (une à deux heures de temps de réaction), et du retour des utilisateurs sur l’évolution du logiciel, l’équipe de BillJobs assure être à l’écoute, mais sans sacrifier à ses lignes de conduite : « une suggestion n’est retenue que si, et seulement si, elle correspond à un besoin technique en communication, et on ne l’intègre que si, et seulement si, elle est facile à utiliser ».

En conclusion

Au final les utilisateurs de BillJobs n’ont apparemment pas grand chose à lui reprocher, et nous non plus[[Hormis peut-être le coût de la politique de licence.]], dans sa version actuelle du moins (les aller-retour hasardeux entre le logiciel et Excel ou encore certains chemins d’installation obligés n’ont pas toujours permis d’en dire autant), et mettent également en avant un certain confort d’utilisation, ne serait-ce que par la possibilité de travailler à distance (via Internet).

En somme, BillJobs est ce qu’il convient d’appeler un progiciel, au sens fort du terme : un logiciel dédié à un corps de métier, optimisé pour les activités de ce corps. Nul doute que l’adéquation des états financiers avec la réalité des métiers de la communication dont il est l’illustration est due à ce que ses concepteurs ont travaillé de longues années dans ces deux domaines. Signalons pour finir la politique commerciale un peu originale de Manadger’s. Au lieu d’un logiciel que vous ne payez qu’une seule fois, BillJobs est commercialisé sous forme de licences mensuelles d’utilisation. Selon Régis Cottinet, cela permet d’assurer la pérennité du logiciel (des revenus réguliers stabilisent l’équipe de production) et son optimisation constante, tout en présentant une facilité de trésorerie comparativement à d’autres solutions relativement dispendieuses à grande échelle. Avec le loyer, et après un prix d’entrée forfaitaire de 1900 euros à peu près (pour une licence deux postes), sont comprises une assistance téléphonique et certaines mises à jour. Démarrant sur une licence serveur / deux postes à environ 230 euros par mois, le loyer est dégressif pour atteindre environ 83 euros mensuels pour cinq postes. Si cela peut évidemment paraître cher pour certaines petites agences, il faut sans doute comparer ce prix avec le coût d’un comptable à demeure, ou, dans l’hypothèse où l’agence n’a pas ce genre de personnel, celui du temps passé par les cadres pour remplir ce rôle. Et également se souvenir d’une chose : BillJobs n’a tout simplement pas de concurrent.

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Pour :
– l’optimisation au domaine d’activité
– la facilité d’utilisation
– la possibilité de croiser toutes les données ou presque
– l’accès par réseau IP
– la sauvegarde automatique

Contre :
– une interface graphique pas tellement au goût du jour
– un multi-fenêtrage qui peut s’avérer troublant parfois

Éditeur : Manadger’s
Site Web : http://www.manadgers.com/